Guide de démarrage

Bienvenue sur Todoist !

Guide de démarrage

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Ce guide vous fournira les bases pour bien utiliser Todoist, et vous aidera à appréhender un système de gestion de tâches simple pour rester organisé et ne rien oublier.

Vous apprendrez à utiliser Todoist pour :

  • Suivre tout ce que vous devez faire
  • Organiser et faire avancer vos projets importants
  • Planifier votre journée pour une concentration et une productivité maximales

Commençons !

Suivez vos tâches

Selon les études, notre cerveau est câblé pour penser constamment aux tâches inachevées. Cela est utile quand vous avez une seule chose à faire, mais moins quand plus de 30 tâches monopolisent votre attention simultanément.

C'est pourquoi la première étape pour organiser votre travail et votre vie est de sortir tout cela de votre tête et de l'inscrire sur votre liste de tâches. De là, vous pouvez commencer à organiser et à définir des priorités pour savoir exactement sur quoi vous concentrer, et quand.

Ajouter de nouvelles tâches

Pour ajouter une nouvelle tâche à Todoist, cliquez simplement sur + ou utilisez le raccourci clavier Q pour ouvrir la fenêtre d'ajout de tâche, inscrivez le nom de votre tâche, et appuyez sur Entrée.

Nous recommandons également de télécharger nos applications pour Mac, Windows, iOS, Android, et plus pour noter vos tâches dans Todoist au moment opportun, où que vous soyez.

Dates et heures d'échéance

Si vous avez une date limite pour effectuer votre tâche, inscrivez une date et/ou une heure d'échéance avec le nom de votre tâche.

Astuce:

Todoist reconnaît et ajoute automatiquement la date d'échéance afin que vous puissiez créer des tâches rapidement, en particulier sur nos applications mobiles. Si vous voulez qu'un mot ou une phrase surligné devienne une partie du nom de la tâche au lieu de la date, il suffit de cliquer dessus pour ne plus le surligner.

due date

Vous pouvez également ajouter des dates d'échéance récurrentes à vos tâches comme chaque premier du mois, toutes les 2 semaines à partir du 1 juin, ou tous les lundis. Lorsque vous terminez une tâche récurrente, la date d'échéance est automatiquement réinitialisée afin de ne pas l'oublier la prochaine fois. Idéal pour se souvenir de tout, que ce soit payer le loyer ou envoyer des rapports trimestriels.

repeating due date

Créer des sous-tâches

Essayez de rendre vos tâches concrètes et gérables - des choses que vous pouvez accomplir en moins d'une heure. "Démarrer ma propre société de widgets" est trop gros, vague et facile à repousser. "Trouver une liste de 25 idées d'entreprise possibles" ou "Appeler Justine pour avoir un contact d'avocat pour PME" constituent des étapes plus faciles dont le démarrage n'a pas besoin de prises de décision supplémentaires.

Vous pouvez ajouter ces petites étapes sous forme de sous-tâches dans la tâche "mère". Glissez-déposez simplement une tâche à droite dans une tâche mère pour la transformer en sous-tâche.

Toutefois, certaines de vos tâches peuvent avoir suffisamment d'étapes pour vouloir les transformer en projets...

Organiser vos projets

Les projets vous aident à organiser vos tâches en listes distinctes. Todoist est fourni avec une liste de projets standard pour vous aider à démarrer, mais vous pouvez créer, supprimer, renommer, réorganiser et indiquer un code couleur pour vos projets comme vous le souhaitez.

edit project

Créer de nouveaux projets

La plupart des utilisateurs trouvent utiles de séparer leurs tâches en projets plus vastes comme Travail et Personnel. Ils créent ensuite de nouveaux projets sur Todoist pour les tâches plus grandes, sur lesquelles ils travaillent à long terme. Par exemple :

  • Si vous êtes un enseignant, vous pouvez créer un projet pour planifier chaque classe que vous enseignez.
  • Si vous êtes un développeur de logiciels dans une équipe de développement agile, vous pouvez créer un nouveau projet pour suivre chaque sprint sur lequel vous travaillez.
  • Si vous travaillez en marketing, vous pouvez créer un projet pour chaque nouvelle campagne que vous prévoyez de lancer.
  • Si vous êtes un freelancer, vous pouvez créer un projet pour chacun de vos clients. (Vous pouvez même partager ces projets avec vos clients.)
project examples

Pour créer un nouveau projet, cliquez sur Ajouter un projet en bas de votre liste de projets, inscrivez le nom de votre projet, choisissez une couleur pour le faire ressortir, et appuyez sur Entrée.

Planifier vos projets

Pour commencer, essayez de conserver votre liste de projets aussi simple que possible. Cela permet de décider plus facilement l'emplacement de chaque tâche, et vous aide à concentrer votre temps et votre énergie sur un petit nombre de projets importants à la fois. Vous pouvez toujours ajouter d'autres projets ultérieurement.

Pour chaque nouveau projet créé, demandez-vous quelles étapes sont nécessaires pour le faire avancer. Ne vous inquiétez pas de faire tout parfaitement dès le début, vous pouvez toujours y revenir plus tard et ajouter des étapes progressivement. Ajoute chaque étape à laquelle vous pouvez penser comme nouvelle tâche de votre projet.

Pour démarrer, identifiez la première étape concrète que vous devez prendre pour faire avancer le projet. Glissez-la en haut de la liste des tâches de ce projet.

Astuce:

Vous pouvez ajouter rapidement une tâche à un projet spécifique en inscrivant # dans le champ du nom de la tâche. Todoist tirera automatiquement une liste de tous vos projets et réduira les résultats à mesure que vous continuerez de taper le nom de votre projet. Ce raccourci est particulièrement utile pour ajouter rapidement des tâches sur vos appareils mobiles.

Votre boîte de réception

Vous n'êtes pas sûr de la façon d'organiser une nouvelle tâche ? Ajoutez-la à votre boîte de réception pour commencer et décidez plus tard. Votre boîte de réception fait office de liste par défaut pour les tâches sans projet, ou les tâches que vous n'avez pas encore réparties dans un projet particulier. Lorsque vous êtes prêt, glissez ces tâches dans le projet correspondant de votre liste.

Vous avez à présent un plan concret pour gérer vos projets et vos objectifs. Voyons comment transformer vos plans généraux en listes de tâches quotidiennes organisées.

Planifier votre journée

L'énumération et l'organisation de vos tâches peuvent être un soulagement important lorsque vous vous sentez dépassé.

Mais la véritable puissance de Todoist se trouve dans l'aide apportée pour planifier chaque jour, pour être sûr d'avancer sur ce qui compte pour vous.

Aujourd'hui et les 7 prochains jours

Les sections Aujourd'hui et 7 prochains jours vous montrent toutes les tâches à réaliser dans tous vos projets, arrivant à échéance aujourd'hui ou dans les 7 prochains jours. C'est là que vous passerez le plus de temps sur Todoist.

La section 7 prochains jours facilite la planification de votre semaine en avance. Nombre de nos utilisateurs prévoient une demi heure dimanche ou lundi matin pour décider ce qu'ils veulent réaliser chaque jour sur l'ensemble de la semaine.

next 7 days

La section Aujourd'hui permet de rester concentré sur les bonnes choses chaque jour. Dans la journée, vous pouvez jeter un œil à la liste de votre section Aujourd'hui pour connaître les tâches suivantes à réaliser. Vous pouvez même imprimer votre liste de tâches quotidienne et la garder sur votre bureau pour y accéder facilement.

Astuce:

Vous pouvez afficher et planifier vos tâches plus loin dans le futur également. Inscrivez simplement le nombre de jours que vous souhaitez afficher - par exemple, 30 jours - dans la barre de recherche rapide en haut de Todoist.

view tasks for the next 30 days

Prioriser vos tâches

La plupart des gens trouvent difficile le maintien d'une liste de tâches car ils surestiment la quantité de choses qu'ils peuvent faire en une journée et ne parviennent pas à prioriser leurs tâches.

C'est pourquoi nous avons trouvé 3 principes centraux à utiliser pour planifier votre journée avec Todoist :

  • Toutes les tâches ne sont pas égales

    Il est facile de laisser les réunions, les e-mails et d'autres petites tâches urgentes combler votre journée. En conséquence, les tâches plus importantes et plus conséquentes continuent d'être repoussées au lendemain. Prendre le temps d'identifier vos tâches importantes avant de vous mettre au travail peut vous aider à concentrer votre temps et votre énergie là où vous aurez le plus d'impact. Voici un moyen simple et rapide pour ce faire :

    Au début de chaque jour, demandez-vous : qu'est-ce que je dois faire pour me sentir satisfait de ce que j'ai réalisé à la fin de la journée ?

    Identifiez 3 tâches importantes au maximum pour la journée, donnez-leur une date d'échéance au jour-même si elles ne sont pas déjà inscrites, et marquez-les avec l'étiquette rouge Priorité 1. Cela les placera au sommet de votre liste Aujourd'hui.

    define priorities
  • Faites les tâches les plus importantes en premier le matin

    Maintenant que vous savez les 3 choses que vous devez accomplir aujourd'hui, il est temps de les faire réellement. Toutes les études montrent que notre volonté est plus élevée dans la matinée, avant que des dizaines d'autres décisions n'aient pu accaparer notre énergie mentale. C'est pourquoi il est important de travailler d'abord sur vos tâches les plus importantes.

    Accomplir vos tâches les plus difficiles d'abord aide à construire la dynamique nécessaire au reste de la journée. Et, même si vous êtes interrompu par des appels, des réunions ou des e-mails par la suite, vous aurez déjà avancé sur votre travail le plus important.

    Heureusement, si vous avez suivi ce guide jusqu'à présent, ces tâches ont déjà été organisées en haut de votre liste de tâche de chaque jour. Ouvrez simplement Todoist sur la section Aujourd'hui en premier le matin et commencez à travailler sur la première tâche importante.

    tasks for today
  • Attendez-vous à l'inattendu

    Vous ne parviendrez pas à terminer toutes vos tâches chaque jour, et c'est normal ! La nature humaine veut que l'on sous-estime souvent le temps nécessaire pour faire les choses.

    C'est pourquoi Todoist permet d'être flexible facilement pour modifier vos plans au fur et à mesure. À la fin de chaque jour, vous pouvez utiliser la section 7 prochains jours pour examiner et cocher tout ce que vous avez accompli, et évaluer ce que vous devez réorganiser pour demain ou plus tard dans la semaine.

    Glissez simplement les tâches restantes du jour au lendemain ou plus tard dans la semaine.

    Astuce:

    Vous pouvez toujours afficher une liste de vos tâches achevées en cliquant sur l'icône de cadenas gris en bas de chaque liste de tâche de vos projets. Si vous avez achevé une tâche par accident, vous pouvez la désachever en cliquant sur la case à cocher.

    show completed tasks

Maintenant que vous connaissez les bases de Todoist, vous êtes prêt à vous organiser et à prendre contrôle de votre travail et de votre vie.

Si vous souhaitez utiliser Todoist au maximum de ses capacités, voici d'autres ressources :